Töölähetuse kulude hüvitamise ja välislähetuse päevarahade maksmise kord

Käesolev ülevaade selgitab põhjalikult töölähetuse kulude hüvitamise ja välislähetuse päevarahade maksmise reegleid, mis kehtivad alates 05.07.2025. Artikkel annab praktilise ülevaate sellest, millised on töötajate õigused kulude hüvitamisele, kuidas arvutatakse välislähetuse päevarahasid ning millised on maksuvabad piirmäärad ja nendega seotud erisused.

Määruse reguleerimisala ja kohaldatavus

Määrusega kehtestatakse töötajale ning juriidilise isiku juhtimis- või kontrollorgani liikmele tööandja ettevõtlusega seotud töö- või ametilähetusega kaasnevate kulude hüvitamise kord.

Samuti reguleerib määrus välislähetuse päevaraha alammäära, selle maksmise tingimusi ja korda ning sätestab maksuvabad piirmäärad tööandja või kolmanda isiku makstavatele hüvitistele.

Määrust kohaldatakse täiendavalt järgmistele isikutele ja juhtudele:

• Spordiseaduse kohastele isikutele spordilähetusega seotud sõidu- ja majutuskulude hüvitamisel ning välislähetuse päevaraha maksustamisel.
• Loovisikute ja loomeliitude seaduses nimetatud loovisikutele nende loometööga seotud lähetuse sõidu- ja majutuskulude hüvitamisel ning välislähetuse päevaraha maksustamisel.

Määrust ei kohaldata hüvitistele ega päevarahadele, mida makstakse töötajale sõitude eest tema elukoha ja töölepinguga määratud töökoha vahel. Juhtimis- või kontrollorgani liikme puhul loetakse töökohaks koht, kus ta oma ametiülesandeid harilikult täidab. Juhtimis- või kontrollorgani liikme tööandjaks loetakse juriidilist isikut, kelle juhtimis- või kontrollorgani liige lähetatu on.

Töölähetuse kulude hüvitamise üldpõhimõtted

Töötajal on seadusest tulenev õigus nõuda tööandjalt töölähetusega kaasnevate sõidu- ja majutuskulude ning muude tööülesande täitmisega kaasnevate mõistlike kulude hüvitamist.

Mõistlikeks kuludeks loetakse muuhulgas järgmisi kulusid:

• Sõidupiletite ostmisega kaasnevad kulud
• Reisikindlustuse kulud
• Viisa vormistamise kulud
• Pagasiveo kulud
• Valuutakursside vahedest tulenevad kulud
• Muud sarnased lähetusega kaasnevad kulud

Kõik töölähetusega seotud kulud hüvitatakse eranditult kulu tõendava dokumendi alusel. Kulude hüvitamiseks ja päevaraha maksmiseks peab tööandja tegema kirjalikult väljendatud otsustuse. Selles lähetuskulude väljamaksmise aluseks olevas dokumendis tuleb kohustuslikult näidata töölähetuse sihtkoht, lähetuse kestus, lähetuse ülesanne ning hüvitatavate lähetuskulude ja välislähetuse päevaraha määrad.

Sõiduauto kasutamine ja välisvaluutas tehtud kulutused

Isikliku või töötaja kasutuses oleva sõiduauto lähetuses kasutamise kulud hüvitatakse kas käesoleva määruse või tulumaksuseaduse alusel kehtestatud eraldiseisva määruse kohaselt.

Kui kulud hüvitatakse käesoleva määruse alusel, kehtivad järgmised reeglid:

• Hüvitatakse ainult sõiduauto lähetuses kasutamisega otseselt seotud ja täiendavalt tekkinud kulud.
• Hüvitamisele ei kuulu sõiduauto remondi- ja hoolduskulud.

Välisvaluutas tehtud kulutuste hüvitamisel lähetatule kasutatakse Eestis käibel olevat raha ehk eurosid. Arvutuse aluseks võib võtta kuludokumendil kajastatud kursi, lähetuspäevale järgneval tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursi või lähtuda lähetatu poolt tegelikult kantud kuludest.

Välislähetuse päevaraha alammäär ja maksmise tingimused

Välislähetuse päevaraha makstakse teeloleku ja lähetuskohas viibimise aja eest, tagades töötajale kindla sissetuleku välisriigis viibimise ajal.

Päevaraha maksmisel kehtivad järgmised põhinõuded ja määrad:

• Välislähetuse päevaraha alammäär on 40 eurot päevas.
• Päevaraha makstakse juhul, kui välisriigis asuv lähetuskoht asub vähemalt 50 kilomeetri kaugusel selle asula piirist, kus paikneb töötaja töö tegemise koht.
• Välislähetusse väljasõidu päeva eest makstakse päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00.
• Välislähetusest saabumise päeva eest makstakse päevaraha, kui sõiduk saabub pärast kella 3.00.

Erijuhud ja päevaraha vähendamine:

• Kui töötaja saabub välislähetusest ja suundub samal päeval teise välislähetusse, makstakse talle selle päeva eest päevaraha ühekordse määra ulatuses.
• Tööandjal on õigus välislähetuse päevaraha määra vähendada kuni 70 protsenti, kui lähetuskohas viibimise ajal tagatakse töötajale tasuta toitlustamine.

Päevaraha maksmine kolmanda isiku poolt või mitme tööandja korral

Praktikas võib esineda olukordi, kus lähetatule maksab päevaraha kolmas isik või töötaja on lähetatud mitme tööandja poolt korraga.

Kolmanda isiku poolt päevaraha maksmise reeglid:

• Kui töötajale maksab välislähetuse päevaraha kolmas isik, peab tööandja maksma vähemalt seaduses sätestatud alammäära ehk 40 euro ja kolmanda isiku makstava summa vahe.
• Töötaja on kohustatud esitama tööandjale kolmanda isiku kirjaliku kinnituse päevaraha maksmise kohta või ise kinnitama selle saamist.

Mitme tööandja poolt lähetamise reeglid:

• Kui töötajal on mitu tööandjat, kes saadavad ta lähetusse samal ajal, peab töötaja teavitama igat tööandjat teiste tööandjate lähetusotsustest ja talle määratud päevarahadest.
• Kui tööandjal on teada, et teine tööandja maksab töötajale sama perioodi eest päevaraha, vabaneb see tööandja päevaraha maksmise kohustusest.

Töölähetuse kulude ja päevarahade maksustamine ning piirmäärad

Töölähetuse kulude hüvitised ja päevarahad on teatud piirides maksuvabad, tagades ettevõtlusega seotud kulude õiglase kohtlemise.

Maksustamisele ei kuulu järgmised väljamaksed:

• Määruse kohaselt makstav töölähetusega kaasneva kulu hüvitis.
• Välislähetuse päevaraha tulumaksuseaduses sätestatud piirmäärade ulatuses.

Maksuvaba piirmäära kohaldamine mitme maksja puhul:

• Kui päevaraha maksab kolmas isik või lisaks tööandjale ka kolmas isik, kohaldatakse piirmäära päevarahade summale, arvestades esimesena tööandja makstavat päevaraha.
• Kui päevaraha maksavad mitu tööandjat, kohaldatakse piirmäära päevarahade summale, võttes esimesena arvesse selle tööandja makstavat päevaraha, kes tegi lähetusse saatmise otsuse ajaliselt esimesena.

Maksuvaba piirmäära ületav osa maksustatakse tulumaksuseaduse kohaselt kui töötasu või muu sarnane tasu. Kolmanda isiku makstud päevarahalt tulumaksu kinnipidamisel saab tööandja poolt kasutamata jäänud maksuvaba osa arvesse võtta vaid siis, kui kolmandal isikul on olemas tööandja kinnitus töötajale makstava päevaraha suuruse kohta.

Määruse jõustumine ja rakendamine

Käesolev määrus reguleerib pikaajaliselt töölähetustega seotud kulude hüvitamist ja päevarahade maksmist.

Määruse esialgne jõustumise kuupäev on sätestatud järgmiselt:

• Määrus on jõustunud 1. juulil 2009. aastal.

Kõik käesolevas artiklis kirjeldatud reeglid ja määrad, sealhulgas välislähetuse päevaraha alammäär 40 eurot, kehtivad vastavalt 05.07.2025 seisuga kehtivale redaktsioonile.

Kokkuvõte

Kokkuvõtteks sätestab määrus selged ja kohustuslikud reeglid töölähetuse kulude hüvitamiseks ning välislähetuse päevaraha maksmiseks. Töötajal on õigus nõuda dokumentide alusel sõidu-, majutus- ja muude mõistlike kulude katmist ning välislähetuse korral päevaraha vähemalt 40 eurot päevas, kui lähetuskoht asub vähemalt 50 kilomeetri kaugusel töökohast. Määrus reguleerib täpselt ka olukordi, kus kulusid katab kolmas isik või mitu tööandjat korraga, ning sätestab reeglid maksuvaba piirmäära ületava osa maksustamiseks.

Vaata õigusakti Riigi Teatajas