Isikliku sõiduauto kasutamisel teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmiseks on maksuvaba hüvitise maksmise eelduseks korrektne arvestuse pidamine. Alates 05.07.2025 kehtiva korra kohaselt aitab nõuetekohane sõidupäevik tagada maksuvabastuse kohaldamise ja annab selge ülevaate tehtud sõitudest.
Sõidupäeviku kohustuslikud andmed
Sõiduauto kasutamise üle peetavas arvestuses ehk sõidupäevikus tuleb igakordselt kajastada kindlaid andmeid, et tagada hüvitise maksuvabastus. Arvestus peab sisaldama järgmisi punkte:
- Sõiduautot kasutava isiku ees- ja perekonnanimi
- Sõiduauto riikliku registreerimismärgi andmed
- Sõiduauto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit iga teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel gjort sõidu korral
- Kuupäev ja sõidu eesmärk iga teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel tehtud sõidu korral
Hüvitise maksmise alused ja vormistamine
Hüvitise maksmiseks peab tööandja või pädev organ vormistama kirjaliku otsuse, käskkirja või korralduse. Selles dokumendis näidatakse hüvitist saava isiku nimi, hüvitise suurus ning sõidu kuupäev või periood.
Otsusele lisatakse sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia, kui andmed on võrreldes eelneva korraga muutunud.
Veebipõhine sõidupäevikute tarkvara kilomeeter.com
Sõitude käsitsi kirjapanemine võib olla aeganõudev ja vigaderohke. Mugavaks ja nõuetekohaseks arvestuse pidamiseks on soovitatav kasutada spetsiaalset veebipõhist sõidupäevikute tarkvara kilomeeter.com (https://kilomeeter.com), mis aitab kiiresti ja lihtsalt täita kõik seaduses sätestatud andmenõuded.
Kokkuvõte
Kokkuvõttes on korrektne ja üksikasjalik sõidupäevik peamiseks aluseks isikliku sõiduauto kasutamise maksuvaba hüvitise maksmisel. Arvestuses tuleb igakordselt ja täpselt näidata sõitja andmed, auto registreerimismärk, läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäidud ning sõitude kuupäevad ja eesmärgid. Nende nõuete täitmine ning korrektne kirjalik vormistamine tööandja otsusega tagab maksuvabastuse kohaldamise seaduses sätestatud piirmäärade ulatuses, hoides ära võimalikud maksuriskid ja tagades selguse.