Maksukohustuslase käibemaksu igapäevase arvestuse pidamise kord ja nõuded

Käesolev artikkel selgitab üksikasjalikult maksukohustuslase käibemaksu igapäevase arvestuse pidamise korda, mis kehtib alates 01.01.2025. Ülevaade annab praktilised juhised tehingute kirjendamiseks, sisendkäibemaksu mahaarvamiseks ja aruandluse koostamiseks vastavalt kehtivale määrusele.

Igapäevase arvestuse pidamine ja üldised põhimõtted

Igapäevase arvestuse pidamine on maksukohustuslase üks põhilisi kohustusi, mis tagab maksuhaldurile ja isikule endale selge ülevaate kõigist käibemaksuga seotud toimingutest. Arvestust tuleb pidada pidevalt ja süstemaatiliselt, kajastades kõiki tehinguid nende toimumise ajal. See tähendab, et iga tehing tuleb registreerida viivitamatult, et vältida andmete kadumist või moonutamist.

Määrus sätestab täpselt, millised tehingud peavad olema igapäevases arvestuses kajastatud. Maksukohustuslane on kohustatud pidama igapäevast arvestust järgmiste valdkondade ja tehingute kohta, tagades, et ükski seaduses nimetatud toiming ei jääks kajastamata:

• maksustatav ja maksuvaba käive
• kauba import
• kauba ühendusesisene soetamine
• nõudmiseni varu
• internetipõhise kauplemiskoha kaudu toimuv käive
• käibemaksuseaduse §-s 291 nimetatud toiming
• käibemaksuseaduse § 4 lõikes 2 nimetatud tehing ja toiming, millest käivet ei teki
• käibemaksuseaduse § 7 lõikes 2 ja § 8 lõikes 3 nimetatud kaup
• käibemaksuseaduse § 3 lõike 4 punktides 2–6 nimetatud tehingult arvestatud käibemaks ja sisendkäibemaks

Määruse kohaselt on ühe maksukohustuslasena registreeritud isikud kohustatud pidama arvestust eraldi. See tähendab, et kuigi isikud võivad olla registreeritud ühise maksukohustuslasena, peab igaühe individuaalne arvepidamine olema selgelt eristatav ja iseseisev. See nõue tagab, et iga grupi liikme tehingud on eraldi auditeeritavad ja kontrollitavad.

Lisaks on maksukohustuslane kohustatud kirjendama arvestuses eraldi iga üksiku tehingu või toimingu. Tehingute koondkirjendamine ei ole lubatud, mis tagab arvestuse täpsuse ja kontrollitavuse. Iga ost, müük, import või muu toiming peab olema tuvastatav iseseisva kandena, mis sisaldab kõiki nõutud rekvisiite.

Tehingute ja käibe eraldi kirjendamise nõuded

Arvestuse pidamisel on oluline tehingute ja toimingute liigitamine ning niiden eraldi kirjendamine. Määrus sätestab konkreetsed kategooriad, mida tuleb arvestuses eraldi kajastada, et tagada käibedeklaratsiooni andmete täpsus ja võimaldada maksuhalduril kontrollida erinevate maksumäärade kohaldamist.

Eraldi kirjendamise kohustus jaguneb üldisteks ja spetsiifilisteks kategooriateks. Üldiselt tuleb eraldi kirjendada järgmised tehingud ja toimingud, mis moodustavad arvestuse baasstruktuuri:

• määruse § 1 lõikes 1 nimetatud tehingud ja toimingud erinevate käibemaksumäärade, sealhulgas 0-protsendise määra lõikes
• maksuvaba käive
• käibemaksuseaduse § 4 lõikes 2 nimetatud tehing ja toiming, millest käivet ei teki

Lisaks eelnevale tuleb eraldi kirjendada ka järgmised spetsiifilised käibe ja kaubaga seotud toimingud, mis nõuavad täpsemat jälgimist:

• maksuvaba kauba ja teenuse käive, mille maksustatavale väärtusele on maksukohustuslane vastavalt käibemaksuseaduse § 16 lõikele 3 lisanud käibemaksu
• käibemaksuseaduse § 3 lõike 4 punktides 2–5 nimetatud tehing
• käibemaksuseaduse § 7 lõikes 2 ja § 8 lõikes 3 nimetatud kaup
• kauba ühendusesisene käive
• ühendusesisese kaugmüügi käive liikmesriikide kaupa
• kauba eksport
• kauba käive, mida käsitatakse ekspordina vastavalt käibemaksuseaduse § 5 lõikele 2 ehk käibemaksutagastusega müük
• teise liikmesriigi maksukohustuslasele või piiratud maksukohustuslasele osutatud käibemaksuseaduse § 10 lõike 4 punktis 9 nimetatud teenuste käive, mille käibe tekkimise koht ei ole Eesti ja mis kuulub maksustamisele (välja arvatud nullprotsendise maksumääraga maksustamisele) teenuse saaja liikmesriigis
• käibemaksuseaduse § 411 lõikes 1 nimetatud tehing
• käibemaksuseaduse § 7 lõike 1 punktis 4 ja lõike 2 punktides 12–14 nimetatud kaup
• käibemaksuseaduse § 8 lõike 3 punktis 14 ning lõigetes 6 ja 7 nimetatud kaup
• internetipõhise kauplemiskoha kaudu toimuv kauba võõrandamine või teenuse osutamine
• käibemaksuseaduse §-s 291 nimetatud toimingud

Need spetsiifilised kirjendamise nõuded on vajalikud selleks, et eristada tavapärast käivet erirežiimidest ja piiriülestest tehingutest, nagu näiteks kaugmüük teistesse liikmesriikidesse või teenuste osutamine teise liikmesriigi isikutele, kus käibe tekkimise koht ei ole Eesti.

Sisendkäibemaksu kirjendamise kord ja erisused

Sisendkäibemaksu kirjendamine on maksukohustuslase jaoks kriitilise tähtsusega, kuna see mõjutab otseselt riigile tasumisele kuuluva või riigilt tagasitaotletava käibemaksu summat. Seetõttu on määruses kehtestatud väga detailsed nõuded sisendkäibemaksu eraldi kajastamisele ja liigitamisele.

Maksukohustuslane on kohustatud kirjendama sisendkäibemaksu, mis on lubatud tema maksustamisperioodil arvestatud käibemaksust maha arvata. See tagab korrektse sisendkäibemaksu mahaarvamise õiguse rakendamise ja vähendab vigu deklaratsioonide esitamisel.

Määrus nõuab, et teatud sisendkäibemaksu liigid kirjendataks muust sisendkäibemaksust eraldi. Need eraldi kirjendatavad liigid on järgmised, hõlmates nii importi, ühendusesiseseid tehinguid kui ka põhivara soetamist:

• kauba importimisel tasutud või tasumisele kuuluv käibemaks
• kauba ühendusesiseselt soetamiselt arvestatud käibemaks
• tollile tollideklaratsioonide muutmisel täiendavalt tasutud käibemaks
• tolli poolt tollideklaratsioonide muutmisel või kehtetuks tunnistamisel tagastatud käibemaks
• põhivara, sealhulgas kinnisasja, ning selle tarbeks kauba soetamisel ja teenuse saamisel, mis suurendavad põhivara soetusmaksumust või kinnisasja raamatupidamislikku väärtust, tasumisele kuuluv, samuti põhivara tarbeks imporditud kauba eest tasutud käibemaks
• soetatud paigaldatavalt või kokkupandavalt kaubalt arvestatud käibemaks, kolmnurktehingu tingimustel soetatud kaubalt arvestatud käibemaks, välisriigi maksukohustuslaselt, kes ei ole Eestis registreeritud maksukohustuslasena, soetatud kaubalt või saadud teenuselt arvestatud käibemaks
• käibemaksuseaduse § 411 lõike 1 alusel kauba soetamisel arvel näidatud käibemaks
• käibemaksuseaduse § 30 lõike 4 punktides 3–5 sätestatud tingimustele vastava ettevõtluses kasutatava sõiduauto soetamisel või kasutuslepingu alusel kasutamisel ning sellise sõiduauto tarbeks kaupade soetamisel ja teenuste saamisel tasutud või tasumisele kuuluv käibemaks
• käibemaksuseaduse § 30 lõikes 3 sätestatud tingimustele vastava osaliselt ettevõtluses kasutatava sõiduauto soetamisel või kasutuslepingu alusel kasutamisel ning sellise sõiduauto tarbeks kaupade soetamisel ja teenuste saamisel tasutud või tasumisele kuuluv käibemaks

Eraldi tähelepanu tuleb pöörata olukordadele, kus sisendkäibemaksu arvatakse maha osaliselt. Kui maksukohustuslane kasutab otsearvestuse ja proportsionaalse mahaarvamise segameetodit, peab ta pidama eraldi arvestust maksustatava ja maksuvaba käibe tarbeks kauba soetamisel ja teenuse saamisel tasumisele kuuluva ning imporditud kauba eest tasutud sisendkäibemaksu kohta.

Samuti peab maksukohustuslane pidama eraldi arvestust ettevõtluse ja mitteettevõtluse tarbeks kauba soetamisel ja teenuse saamisel tasumisele kuuluva ning imporditud kauba eest tasutud sisendkäibemaksu kohta. See tagab, et mitteettevõtlusega seotud kuludelt ei arvata sisendkäibemaksu alusetult maha ja arvestus on läbipaistev.

Raamatupidamiskande sisu ja algdokumentide kajastamine

Iga arvestuses tehtav kanne peab vastama kindlatele sisulistele nõuetele, et tagada tehingute jälgitavus ja seotus algdokumentidega. Määrus määratleb kande kohustusliku sisu, mis peab olema piisav tehingu identifitseerimiseks.

Kanne peab lisaks kauba või teenuse maksumusele sisaldama järgmisi andmeid ja viiteid, mis seovad kande konkreetse tehingu algdokumendiga:

• viited vastavale arvele
• kauba ekspordi või impordiga seotud tehingu puhul viited ekspordi tollideklaratsioonile või impordi tollideklaratsioonile

Praktikas võib ette tulla olukordi, kus tehing toimub ühel kuul, kuid arve väljastatakse või saadakse kätte alles järgmisel kuul. Määrus lubab sellisel juhul arve rekvisiidid kandesse lisada pärast seda, kui arve on tegelikult väljastatud või kätte saadud, tagades arvestuse paindlikkuse ja ajakohasuse.

Samuti on arvestatud eranditega, kus maksukohustuslane ei ole kohustatud ostjale arvet esitama. Kui arve esitamise kohustust ei ole vastavalt käibemaksuseaduse § 37 lõikes 3 sätestatule, siis ei nõuta ka arve rekvisiitide kirjendamist arvestuses, mis lihtsustab teatud tehingute kajastamist.

Nõudmiseni varu (call-off stock) arvestuse üksikasjalikud nõuded

Nõudmiseni varu (call-off stock) liikumine ja tehingud nõuavad eriti üksikasjalikku arvepidamist, kuna kaup liigub liikmesriikide vahel ilma kohese omandiõiguse üleminekuta. Määrus eristab nõudeid sõltuvalt sellest, kas varu toimetatakse Eestist teise liikmesriiki või Eestisse.

If nõudmiseni varu toimetatakse Eestist teise liikmesriiki (määruse § 2 lõike 2 punktis 10 nimetatud kirjend), peab kanne sisaldama järgmist üksikasjalikku teavet, mis võimaldab jälgida kauba staatust ja asukohta:

• nõudmiseni varu Eestist teise liikmesriiki toimetamise kuupäev
• maksukohustuslase, kellele nõudmiseni varu toimetatakse, maksukohustuslasena registreerimise number
• lao aadress sihtliikmesriigis, laopidaja maksukohustuslasena registreerimise number, nõudmiseni varu väärtus, kirjeldus ja kogus ning varu lattu saabumise kuupäev
• selle maksukohustuslase maksukohustuslasena registreerimise number, kes asendab isikut, kellele nõudmiseni varu toimetati vastavalt käibemaksuseaduse § 7 lõike 2 punktile 14
• nõudmiseni varuna võõrandatud kauba maksustatav väärtus, kirjeldus, kogus, võõrandamise kuupäev ja soetaja maksukohustuslasena registreerimise number
• Eestisse tagasi toimetatud kauba väärtus, kirjeldus ja kogus vastavalt käibemaksuseaduse § 7 lõike 2 punktile 13
• nõudmiseni varuna teise liikmesriiki toimetatud kauba maksustatav väärtus, kirjeldus ja kogus ning ühendusesisese käibe tekkimise põhjus käibemaksuseaduse § 7 lõike 3 rakendamisel ja kuupäev

Kui nõudmiseni varu toimetatakse teisest liikmesriigist Eestisse (määruse § 2 lõike 2 punktis 11 nimetatud kirjend), peab kanne sisaldama järgmist teavet, et tagada sihtriigi arvestuse korrektsus:

• selle maksukohustuslase registreerimise number, kellelt nõudmiseni varuna Eestisse toimetatud kaup soetatakse
• maksukohustuslasele nõudmiseni varuna Eestisse toimetatud varu kirjeldus ja kogus
• kuupäev, millal maksukohustuslasele mõeldud nõudmiseni varu Eestisse lattu saabub
• maksukohustuslase soetatud nõudmiseni varu maksustatav väärtus, kogus ja kauba soetamise kuupäev
• nõudmiseni varu Eestisse toimetanud maksukohustuslase poolt laost eemaldatud kauba kirjeldus, kogus ja eemaldamise kuupäev
• laos hävinud, kadunud või varastatud kauba kirjeldus ja kogus ning kuupäev

Määrus sätestab ka erandi: kui nõudmiseni varu toimetatakse Eestisse laopidajale, kes ei ole nõudmiseni varu soetaja, ei pea kanne sisaldama eespool nimetatud lattu saabumise kuupäeva, laost eemaldatud kauba andmeid ega laos hävinud, kadunud või varastatud kauba andmeid. See lihtsustab kolmandast isikust laopidajate arvepidamist.

Internetipõhise kauplemiskoha kaudu toimuvate tehingute arvestus

Tänapäevases kaubanduses on oluline roll internetipõhistel kauplemiskohtadel, mis vahendavad kaupu ja teenuseid. Määrus kehtestab spetsiifilised nõuded arvestusele, kui kauba võõrandamine või teenuse osutamine toimub internetipõhise kauplemiskoha kaudu.

Selline kirjend peab sisaldama järgmist üksikasjalikku teavet, mis võimaldab tuvastada nii tehingu vahendaja, tegeliku müüja kui ka tehingu sisu:

• isiku, kelle tehingud internetipõhise kauplemiskoha kaudu on võimalikuks tehtud, nimi, postiaadress ja e-posti aadress või kodulehekülg
• kui on olemas, siis nimetatud isiku maksukohustuslasena registreerimise number või maksuviitenumber ning pangakonto või virtuaalkonto number
• kauba väärtus, kirjeldus, võõrandamise kuupäev, kauba lähetamise või veo lõppkoht ning, kui on olemas, tellimuse number või tehingu kordumatu number
• teenuse väärtus, kirjeldus, osutamise koht ja aeg ning, kui on olemas, tellimuse number või tehingu kordumatu number

Need nõuded tagavad, et kauplemiskoha kaudu toimuvad tehingud on täielikult tuvastatavad ja maksustamise seisukohalt korrektselt dokumenteeritud, võimaldades maksuhalduril kontrollida piiriülest e-kaubandust.

Sisendkäibemaksu osalise mahaarvamise õiend ja sissekannete korrigeerimine

Sisendkäibemaksu osaline mahaarvamine nõuab täpset dokumenteerimist, et maksuhaldur saaks kontrollida mahaarvamise õiguspärasust ja proportsioonide arvutamise õigsust. Selleks on ette nähtud kohustus koostada maksustamisperioodi lõpul spetsiaalne õiend.

Kui maksukohustuslane kasutab sisendkäibemaksu mahaarvamisel proportsiooni, on ta kohustatud koostama maksustamisperioodi lõpul õiendi, kus märgitakse järgmised andmed:

• sisendkäibemaksu summa kokku
• kasutatav proportsioon või proportsioonid
• mahaarvatav sisendkäibemaks, arvestades proportsiooni

Lisaks tuleb õiendis kindlasti ära märkida ka käibemaksu osalise mahaarvamise meetod, mida maksukohustuslane kasutab, mis annab selge ülevaate rakendatud metoodikast.

Sissekannete korrektsuse tagamiseks kehtestab määrus ranged nõuded sissekannete muutmisele ja parandamisele. Arvestuses kirjendatud summasid ei ole lubatud kustutada. Samuti on keelatud teha sissekannetes parandusi ilma vastavate õienditeta. See välistab andmete meelevaldse muutmise ja tagab kogu arvestuse auditeeritavuse ja usaldusväärsuse.

Maksustamisperioodi lõpetamine ja piiratud maksukohustuslase arvepidamine

Maksustamisperioodi lõppemisel on iga maksukohustuslase kohustuseks teha oma arvestusest kokkuvõte, mis koondab kõik perioodi jooksul tehtud kirjendid ja tehingud.

Maksustamisperioodi lõpul tehakse arvestuse kokkuvõte ning arvutatakse käibemaksuseaduse §-s 29 sätestatud korras tasumisele kuuluv käibemaksusumma. Kõik arvutatud summad tuleb märkida käibedeklaratsiooni vastavatesse lahtritesse, mis esitatakse maksuhaldurile aruandluse korras.

Eraldi arvepidamise reeglid kehtivad piiratud maksukohustuslasele, kellel on piiratud maksukohustused võrreldes tavamaksukohustuslasega. Piiratud maksukohustuslane ei pea pidama täiemahulist käibemaksuarvestust, kuid ta on kohustatud pidama igapäevast arvestust järgmiste toimingute kohta:

• kauba ühendusesisene soetamine, välja arvatud maksuvaba soetamine
• käibemaksuseaduse § 3 lõike 4 punktides 2–5 nimetatud tehingult või toimingult arvestatud käibemaks

Määruse jõustumise osas on sätestatud, et määrus jõustus algselt 1. mai 2004. a, kuid käesolev käsitlus põhineb alates 01.01.2025 kehtival redaktsioonil.

Kokkuvõte

Kokkuvõtteks sätestab määrus ranged ja täpsed reeglid maksukohustuslase igapäevasele käibemaksuarvestusele, tagades tehingute läbipaistvuse ja korrektse maksustamise. Arvestust tuleb pidada eraldi iga tehingu kohta, eristades käibemaksumäärasid, maksuvaba käivet ning spetsiifilisi tehinguid nagu nõudmiseni varu ja internetipõhise kauplemiskoha kaudu toimuvad tehingud. Sisendkäibemaksu mahaarvamisel ja proportsiooni rakendamisel tuleb koostada vastavad õiendid ning maksustamisperioodi lõpul kanda summad käibedeklaratsioonile. Piiratud maksukohustuslastele kehtivad lihtsustatud, kuid konkreetsed arvepidamise kohustused ühendusesisese soetamise ja teatud tehingute osas.

Vaata õigusakti Riigi Teatajas