Isikliku sõiduauto teenistus-, töö- ja ametiülesanneteks kasutamise kulude hüvitamise kord

Käesolev artikkel annab üksikasjaliku ülevaate isikliku sõiduauto teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel kasutamise kohta arvestuse pidamise ja kulude maksuvaba hüvitise maksmise korrast, mis kehtib alates 05.07.2025. Ülevaade aitab tööandjatel ja töötajatel mõista maksuvaba hüvitise maksmise õiguslikke aluseid, vormistamise nõudeid ning kohustusliku arvestuse pidamise reegleid.

Reguleerimisala ja kohaldatavad isikud

Määruses sätestatakse täpne kord, kuidas peetakse arvestust ja makstakse maksuvaba hüvitist isikliku sõiduauto kasutamisel teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel. See kord laieneb kindlale isikute ringile, kes oma igapäevatöös või kohustuste täitmisel kasutavad isiklikku sõiduvahendit.

Korda kohaldatakse järgmistele isikutele:

• Ametnikud, kes täidavad teenistuskohustusi;
• Töötajad, kes täidavad töökohustusi töölepingu alusel;
• Juriidilise isiku juhtimis- või kontrollorgani liikmed, kes täidavad oma ametiülesandeid.

Määruse reguleerimisalast on välistatud teatud liiki sõidukulud. Nimelt ei rakendata käesolevat määrust nende teenistus-, töö- või ametilähetusega seotud sõidukulude suhtes, mis kuuluvad hüvitamisele «Tulumaksuseaduse» § 13 lõike 3 punkti 1 alusel kehtestatud eraldiseisva määruse kohaselt.

Isikliku sõiduauto ja mootorsõiduki määratlus

Määruses on selgelt piiritletud, mida loetakse isiklikuks sõiduautoks või mootorsõidukiks hüvitise maksmise tähenduses. See määratlus on oluline, et vältida väärtõlgendusi tööandja ja töötaja vahelises suhtes.

Isikliku sõiduautona või mootorsõidukina käsitatakse sõidukit, mis vastab järgmistele tingimustele:

• Sõiduk on ametniku, töötaja või juriidilise isiku juhtimis- või kontrollorgani liikme kasutuses;
• Sõiduauto või mootorsõiduk ei ole tööandja omanduses;
• Sõiduauto või mootorsõiduk ei ole tööandja valduses.

Seega on määravaks asjaolu, et sõiduk kuulub töötaja või ametniku kasutusse ning tööandjal puudub selle üle omandi- või valdusõigus.

Erisused puudega isikutele ja elukoha ning töökoha vahelistele sõitudele

Määrus näeb ette erisused puudega ametnikele, töötajatele ning juriidilise isiku juhtimis- või kontrollorgani liikmetele. Nende puhul on teatud tingimustel lubatud maksuvabalt hüvitada ka sõidud elukoha ja töökoha vahel, mis tavakorras ei kuulu töölähetuste või ametiülesannete täitmise alla.

Puudega isikule elukoha ja töökoha vaheliste sõitude maksuvaba hüvitise maksmine on lubatud järgmistel juhtudel:

• Sõitudeks elukoha ja töökoha vahel ei ole võimalik kasutada ühistransporti;
• Ühistranspordi kasutamine põhjustab isiku liikumis- ja töövõime olulist langust.

Puudega isiku elukoha ja töökoha vaheliste sõitude kulude hüvitamisel kohaldatakse samu vormistamise, arvestuse ja piirmäärade nõudeid, mis on sätestatud teenistus-, töö- või ametisõitude kulude hüvitamise kohta.

Kui puudega isiku kasutuses olevat mootorsõidukit kasutatakse samaaegselt nii sõiduks elukoha ja töökoha vahel kui ka teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel, summeeritakse need kulud. Sellisel juhul võib mootorsõiduki kasutamise kulusid maksuvabalt hüvitada kokku kuni kehtestatud piirmäära ulatuses.

Hüvitise maksmise põhimõtted

Isikliku sõiduauto kasutamise eest teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel võib maksuvabalt maksta hüvitist üksnes kindlate reeglite järgimisel. Hüvitise maksmine ei tohi toimuda suvaliselt, vaid peab vastama õigusaktis toodud tingimustele.

Maksuvaba hüvitise maksmise peamised eeltingimused on:

• Hüvitist makstakse tulumaksuseaduses sätestatud piirmäära ulatuses;
• Hüvitise maksmisel on täidetud kõik vormistamisele esitatavad nõuded;
• Sõitude kohta on peetud korrektset ja nõuetekohast arvestust.

Kui mõni neist tingimustest jääb täitmata, ei ole hüvitise maksuvaba maksmine etteantud korras lubatud.

Hüvitise vormistamise nõuded

Hüvitise maksmise aluseks peab olema nõuetekohaselt vormistatud kirjalik dokument. Selle dokumendi vormistab tööandja, asutuse juht, juriidilise isiku pädev organ või tema poolt volitatud isik.

Kirjalikuks dokumendiks võib olla otsus, käskkiri või korraldus, milles peavad kohustuslikult sisalduma järgmised andmed:

• Hüvitist saava isiku ees- ja perekonnanimi;
• Makstava hüvitise suurus;
• Sõidu kuupäev või periood, mille jooksul tehtud sõitude kulusid hüvitatakse.

Lisaks otsusele, käskkirjale või korraldusele tuleb dokumendile lisada sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia. Seda koopiat ei ole vaja uuesti esitada vaid juhul, kui dokumendis esitatud andmed ei ole võrreldes eelmisel korral esitatud andmetega muutunud.

Sõitude üle arvestuse pidamine

Sõitude üle peetav arvestus on maksuvaba hüvitise maksmise üks olulisemaid aluseid. Arvestus peab olema detailne ja kajastama täpseid andmeid iga tehtud sõidu kohta.

Sõiduauto kasutamise üle peetavas arvestuses tuleb näidata järgmised andmed:

• Sõiduautot kasutava isiku ees- ja perekonnanimi;
• Sõiduauto riikliku registreerimismärgi andmed;
• Sõiduauto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit iga teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel tehtud sõidu korral;
• Kuupäev ja sõidu täpne eesmärk iga teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel tehtud sõidu korral.

Selline detailne arvestus tagab läbipaistvuse ja võimaldab kontrollida tehtud sõitude seotust töö- või ametiülesannetega.

Hüvitise piirmäärad ja rakendamine

Määruses viidatakse hüvitise piirmäärade osas otse tulumaksuseadusele. Maksuvabalt võib hüvitist maksta tulumaksuseaduse § 13 lõike 3 punktis 2 sätestatud piirmäärade ulatuses.

Määruse tekst sisaldab ka viiteid teistele paragrahvidele, nagu § 6 (Hüvitise piirmäär arvestuse puudumisel) ja § 7 (Rakendussäte), kuid nende täpsem sisu on käesolevast redaktsioonist välja jäetud või puudub detailne tekstiline kirjeldus.

Määruse rakendamise osas on sätestatud, et käesolevat määrust rakendatakse tagasiulatuvalt alates 1. juulist 2006. a.

Kokkuvõte

Kokkuvõttes sätestab määrus selged ja ranged reeglid isikliku sõiduauto kasutamise hüvitamiseks teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel. Maksuvaba hüvitise maksmise eelduseks on korrektne kirjalik vormistamine, sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi esitamine ning detailse arvestuse pidamine, mis sisaldab läbisõidumõõdiku näite, kuupäevi ja sõitude eesmärke. Puudega isikutele kehtivad erisused võimaldavad teatud tingimustel hüvitada ka kodu ja töökoha vahelisi sõite, hoides samal ajal kinni üldistest piirmääradest.

Vaata õigusakti Riigi Teatajas