Raamatupidamise algdokument on majandustehingute korrektse kajastamise alus, mis peab vastama seaduses sätestatud rangetele sisu- ja vorminõuetele. Käesolev ülevaade põhineb alates 20.07.2025 kehtival raamatupidamise seaduse redaktsioonil, aidates raamatupidamiskohustuslastel mõista algdokumentide koostamise, masintöödeldavuse ja säilitamise praktilisi aspekte.
Algdokumendi kohustuslikud andmed
Iga raamatupidamise algdokument peab sisaldama tehingu kohta piisavalt informatsiooni, et tõendada majandustehingu toimumist.
- tehingu toimumisaeg;
- majandusliku sisu kirjeldus;
- arvnäitajad, nagu kogus, hind ja summa.
Kui tehingupooleks on teine raamatupidamiskohustuslane, riigiraamatupidamiskohustuslane või välismaa juriidiline isik, peab esitatud arve sisaldama täiendavalt arve numbrit või muud identifitseerimistunnust ning tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid.
Masintöödeldavus ja vormingud
Seadus sätestab, et raamatupidamise algdokument peab üldjuhul olema masintöödeldav.
Masintöödeldavus tähendab andmevoo tunnust, kus ühtlustatud andmekirjelduse abil suudavad infotehnoloogilised rakendused üheselt tuvastada andmevoo sisemise struktuuri ja üksikud faktiväited.
Algdokument võib olla muus püsivat kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis üksnes juhul, kui see tuleneb õigusaktist või kui tehingupartneril puudub masintöödeldava dokumendi käitlemise võimekus ning selle loomine nõuaks temalt ebaproportsionaalselt suuri kulutusi.
Masintöödeldava algdokumendi vorming ja esitamise tingimused lepitakse üldjuhul kokku tehingupartnerite vahel.
Algdokumentide säilitamine ja muutmine
Raamatupidamiskohustuslasel on kohustus säilitada algdokumente kindla perioodi jooksul.
- Algdokumente tuleb säilitada seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil majandustehing registris kirjendati.
- Dokumente ja andmeid säilitatakse üldjuhul masintöödeldavalt.
- Säilitamise ajal peab olema tagatud dokumentide taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus.
Algdokumenti on lubatud üle viia teise vormingusse või teisele teabekandjale, kui selle käigus ei muudeta algdokumendi andmeid ning tagatakse selle vastavus seaduse nõuetele.
Kokkuvõte
Kokkuvõttes on raamatupidamise algdokument majandustehingute tõendamise ja kirjendamise nurgakivi, millele kohalduvad ranged sisu- ja vorminõuded. Alates 20.07.2025 kehtiva seaduse kohaselt peavad algdokumendid sisaldama kohustuslikke andmeid nagu toimumisaeg, sisu kirjeldus ja arvnäitajad, ning olema eelistatult masintöödeldavad. Raamatupidamiskohustuslased peavad tagama algdokumentide säilitamise seitsme aasta jooksul alates vastava majandusaasta lõpust, tagades kogu perioodi vältel andmete taasesitatavuse ja tõendusväärtuse.